Unidad 3 Software de Gestión
🚀 Introducción al Software de Gestión
El Software de Gestión permite administrar recursos, personal, proyectos e información empresarial, ayudando a las organizaciones a mejorar su productividad y competitividad.
Finanzas
Inventarios
Capital Humano
Productividad
📦 3.1 Software para Gestión de Recursos Materiales y Financieros
Permite controlar materiales, activos, presupuestos e inversiones.
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Administración
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Control
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Optimización
Importancia
- Reduce costos operativos.
- Mejora el control financiero.
- Optimiza los inventarios.
- Facilita la planeación estratégica.
- Mejora la rentabilidad.
📅 3.1.1 Aplicación de Microsoft Project
Microsoft Project es una herramienta diseñada para la administración de proyectos mediante cronogramas, recursos y presupuestos.
Proceso Paso a Paso
Ejemplo
Proyecto: Organización de Congreso Estudiantil.
| Tarea | Duración |
|---|---|
| Planeación | 5 días |
| Difusión | 8 días |
| Registro | 10 días |
Ejercicios
- Diseñar un proyecto personal con 10 actividades.
- Crear un cronograma de actividades.
- Asignar recursos y costos al proyecto.
👔 3.2 Software para Gestión de Capital Humano
Gestiona personal, capacitación, evaluación del desempeño y organización empresarial.
Personal
Capacitación
Evaluación
Organización
🔷 3.2.1 Aplicación de Microsoft Visio
Microsoft Visio permite crear diagramas de procesos, organigramas y mapas conceptuales.
Ejemplo de Organigrama
Director General
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Gerencias
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Supervisores
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Colaboradores
Ejercicios
- Crear un organigrama escolar.
- Diseñar un diagrama de flujo de inscripción.
- Representar gráficamente un proceso administrativo.
🗺️ Maps Tools
Las herramientas de mapas son utilizadas para representar ubicaciones geográficas, rutas y redes de distribución.
Ejercicios
- Ubicar 10 sucursales en un mapa.
- Diseñar una ruta de distribución.
- Identificar áreas de cobertura.
📊 Beneficios del Software de Gestión
Impacto de los sistemas de gestión en las organizaciones.
🏢 Caso Integrador
Empresa TECNOMARKET
La empresa necesita implementar software para administrar recursos financieros y personal.
- Diseñar proyecto en Microsoft Project.
- Crear organigrama en Visio.
- Ubicar sucursales con Maps Tools.
- Asignar presupuesto.
- Generar reporte ejecutivo.
🎓 Examen de Conocimientos
Mostrar examen
- ¿Qué es el software de gestión?
- ¿Qué recursos administra?
- ¿Qué beneficios ofrece?
- ¿Qué es Microsoft Project?
- ¿Cuál es su principal función?
- ¿Qué es un cronograma?
- ¿Qué es un recurso dentro de un proyecto?
- ¿Qué es Microsoft Visio?
- ¿Qué tipos de diagramas permite crear?
- ¿Qué es un organigrama?
- ¿Qué son los Maps Tools?
- ¿Cómo ayudan los mapas empresariales?
- ¿Qué relación existe entre Project y Visio?
- ¿Por qué es importante el capital humano?
- ¿Cómo ayudan los software de gestión a la toma de decisiones?
Valor total: 100 puntos
Unidad 3: Software de gestión
Aprende cómo las herramientas digitales apoyan la gestión de recursos, proyectos y capital humano para organizar mejor el trabajo.
Base conceptual
¿Qué es el software de gestión?
Es un conjunto de programas que reúne información, automatiza tareas y presenta datos útiles para coordinar una organización. Su valor está en transformar actividades dispersas en procesos visibles, medibles y más fáciles de mejorar.
Planificación
Permite anticipar tareas, fechas, responsables y recursos antes de comenzar un proyecto.
Control
Facilita comparar lo planeado con lo realizado para detectar retrasos, costos o faltantes.
Toma de decisiones
Convierte registros en reportes claros que ayudan a elegir acciones con mayor fundamento.
Software para gestión de recursos materiales y financieros
En esta área, el software ayuda a conocer qué recursos existen, cuánto cuestan y cuándo deben utilizarse. Por ejemplo, una escuela puede registrar equipos de cómputo, materiales de laboratorio y el presupuesto disponible.
- Registra el inventario: identifica materiales, cantidades, ubicación y responsable.
- Organiza el presupuesto: separa ingresos, gastos planeados, costos reales y saldos.
- Programa tareas y compras: establece fechas, prioridades y personas encargadas.
- Da seguimiento: revisa indicadores para corregir faltantes, retrasos o gastos excesivos.
Aplicación de programas especializados como Microsoft Project
Microsoft Project es una herramienta especializada para estructurar proyectos. Su representación de cronogramas permite observar qué debe hacerse, quién lo realizará, cuánto tiempo tomará y qué actividades dependen de otras.
- Define el objetivo del proyecto y crea un calendario con fecha de inicio y cierre.
- Divide el trabajo en tareas pequeñas y escribe una duración estimada para cada una.
- Asigna recursos: personas, equipo, materiales o costos necesarios para completar cada tarea.
- Relaciona dependencias; por ejemplo, no se puede capacitar al equipo antes de preparar el material.
- Actualiza el porcentaje de avance y analiza el cronograma para responder ante retrasos.
Software para gestión de capital humano
El capital humano se refiere a las personas que aportan conocimientos, habilidades y trabajo a una organización. El software de esta área facilita organizar información de puestos, perfiles, capacitación, comunicación y procesos de personal.
- Apoya la selección al registrar perfiles, vacantes y etapas de entrevista.
- Aclara roles y responsabilidades para que cada persona conozca su contribución.
- Facilita la comunicación mediante directorios, avisos, calendarios y flujos de aprobación.
- Permite planear formación y evaluar avances para desarrollar las capacidades del equipo.
Aplicación de software visual como Microsoft Visio y Maps tools
Las herramientas visuales ayudan a comprender procesos que podrían ser difíciles de explicar solo con texto. Visio permite crear organigramas, diagramas de flujo y mapas de procesos; Maps tools permite representar ubicaciones, rutas y distribución de recursos.
- Identifica el proceso, la estructura o la ruta que necesitas explicar visualmente.
- Selecciona símbolos claros: cuadros para actividades, rombos para decisiones y flechas para secuencias.
- Conecta los elementos en un orden lógico para que cualquier persona pueda seguir el recorrido.
- Usa mapas para ubicar entregas, rutas de transporte, puntos de servicio o zonas de cobertura.
Herramientas reales
Más software de apoyo para este propósito
Cada programa responde a una necesidad diferente. Lo importante es identificar la función principal, el tipo de información que organiza y el problema que ayuda a resolver.
Gestión de proyectos y recursos
Sirven para organizar tareas, responsables, fechas, prioridades y avances de un proyecto.
Gestión financiera y administrativa
Apoyan el control de facturas, gastos, presupuestos, compras e información administrativa.
Gestión de capital humano / RR. HH.
Ayudan a organizar perfiles, contratación, desempeño, capacitación y datos del personal.
Mapas, diagramas y procesos visuales
Permiten representar flujos de trabajo, organigramas, rutas, ideas y relaciones entre actividades.
Idea esencial
La importancia del software de aplicación
El software de gestión no sustituye el criterio humano: lo fortalece. Al integrar información, mejora la planificación, favorece el control y permite tomar decisiones más oportunas. Las palabras clave son organización, información confiable, colaboración y mejora continua.
Aprende haciendo
Ejercicios prácticos guiados
Pon en práctica los conceptos con actividades breves. Lee el reto, prepara tu respuesta y abre la guía para comparar tu propuesta.
Organiza un inventario
Imagina un salón de cómputo. Define al menos cuatro campos que debería tener una tabla para controlar sus equipos.
Guía: número de equipo, estado, ubicación, responsable y fecha de mantenimiento son campos útiles para controlar un inventario.
Construye un cronograma
Planea una campaña escolar de tres días. Ordena las tareas de preparación, difusión, ejecución y evaluación.
Guía: primero prepara materiales, después difunde la campaña, realiza la actividad y finalmente recopila resultados para evaluarla.
Dibuja un proceso
Representa con cuadros y flechas el proceso para solicitar un material en una organización.
Guía: solicitud → revisión de existencia → autorización → entrega del material → registro de salida. Usa un rombo si debes decidir si hay disponibilidad.
Clasifica el software
Clasifica Trello, QuickBooks, Workday y Lucidchart según su función principal: proyectos, finanzas, RR. HH. o diagramas.
Guía: Trello se relaciona con proyectos; QuickBooks con finanzas; Workday con capital humano; Lucidchart con diagramas y procesos visuales.
Elige la herramienta
Una empresa necesita visualizar las tareas pendientes de una feria escolar y asignar responsables. ¿Qué herramienta elegirías y por qué?
Guía: Trello, Asana, ClickUp o Monday.com son buenas opciones porque muestran tareas, responsables, fechas y avance de forma compartida.
Completa una tabla de recursos
Elabora una tabla con tres columnas: recurso, tarea y responsable. Incluye al menos tres ejemplos para organizar una actividad escolar.
Guía: ejemplo: Proyector — preparar presentación — Ana. Carteles — colocar señalización — Luis. Lista de asistencia — registrar participantes — Sofía.
Mini diagrama de atención
Crea un diagrama de tres a cinco pasos para atender una solicitud de apoyo técnico en el laboratorio.
Guía: recibir solicitud → registrar problema → revisar equipo → resolver o escalar → cerrar reporte. Puedes usar flechas y un rombo para decidir si el problema se resolvió.
Compara dos programas
Compara Trello y Microsoft Project. Escribe una ventaja y una posible limitación de cada uno para un equipo estudiantil.
Guía: Trello es visual y sencillo para tareas breves, aunque puede quedarse corto en proyectos complejos. Microsoft Project permite cronogramas detallados, aunque requiere más aprendizaje.
Comprueba ideas clave
Actividad de repaso rápido
Responde mentalmente y abre cada solución para verificar tus conocimientos antes de realizar el examen.
Verdadero o falso
1. El software de gestión puede ayudar a identificar retrasos en un proyecto.
Verdadero. Al comparar fechas, tareas y avances reales, el equipo puede detectar retrasos y tomar medidas.
2. QuickBooks se utiliza principalmente para crear organigramas.
Falso. QuickBooks se enfoca en tareas financieras y administrativas, como gastos, facturas y reportes.
3. Un diagrama de flujo ayuda a explicar el orden de las actividades.
Verdadero. Las flechas y símbolos permiten visualizar pasos, decisiones y resultados de un proceso.
Relaciona las columnas
Microsoft Project → ¿proyectos, finanzas, RR. HH. o mapas?
Microsoft Project → proyectos y cronogramas.
BambooHR → ¿proyectos, finanzas, RR. HH. o mapas?
BambooHR → gestión de capital humano / RR. HH.
Google My Maps → ¿proyectos, finanzas, RR. HH. o mapas?
Google My Maps → mapas, rutas y ubicación de recursos.
Comprueba tu aprendizaje
Examen de conocimientos
Selecciona una respuesta para cada pregunta y revisa tus resultados al finalizar.
