Una base de datos es un conjunto de información valiosa para la empresa o institución que la maneja, a continuación veremos através de un vídeo como se construye:
Pasos a seguir:
1. Antes de empezar
El primer paso será obtener los datos a través de diferentes fuentes (pidiendolo al cliente, acciones online, facebook, tarjetas de fidelización, etc.). Hay que tomar un tiempo para pensar lo que esperamos del archivo y nuestro objetivo. Así, será más fácil hacerlo y saber las categorías que hacen falta integrar.
Una vez obtenida la información para la creación de tu base de datos, solo deberás acudir a Excel para crear una tabla que incluya, de manera organizada, los datos de tus clientes.
La primera fila de la tabla se compondrá de las diferentes categorías. Enumera, desplazándote de izquierda a derecha, todos los datos del cliente que vas a disponer. Así, cada columna de la tabla será dedicada a un tipo de información. Por ejemplo: Nombre – Número – Email, etc.
Para construir la base de datos de clientes, comenzaremos con la identificación del género del cliente (normalmente a través de la identificación formal de Señor-Señora o Sr Sra), el apellido, el nombre y la dirección que dividimos en varias columnas (calle, código, ciudad).
Si lo queremos, podemos organizar después los datos. Seleccionamos esta columna y utilizamos la función “ordenación y filtro” -> “filtro”, que ordenará automaticamente la columna.
Si tus clientes son profesionales, puedes añadir columnas para el sector de actividad o toda información que te parece pertinente, pero no sobrecargues tu archivo, resultaría difícil su utilización. Se puede también añadir una columna para las acciones que se hayan hecho para cada cliente y otra sobre sus comportamientos de compra (volumen de compra, fecha de la compra).
Una vez creadas las categorías, hay que integrar los datos. Introduce cada cliente en cada fila respetando lo marcado en la columna. Si no tienes suficientes datos, realiza acciones concretas de marketing buscando ampliar y mejorar tu base de datos de clientes.
Si todo va bien, tu clientela irá creciendo. La clave de un archivo de clientes útil es una actualización continua. Por tanto, sse debe dedicar tiempo para hacerlo, no mucho pero sí con regularidad.
Si cuentas con la llegada de nuevos clientes, añádelos como una nueva fila de tu tabla. Puedes incorporar los datos al final de esta. Excel es inteligente, los integrará por sí mismo a la base de datos y solo quedará ordenar alfabéticamente a partir de la categoría de tu elección.
Una herramienta potente, simple y más segura es la función “formulario”, que permite crear e integrar una ficha rápida con todas las características a rellenar. Esto permite evitar errores, sobre todo cuando la tabla ya dispone de muchas entradas.
El proceso es igual para añadir una nueva categoría, es decir una columna adicional con nueva información requerida para tu negocio. Por ejemplo, te has dado cuenta de que la edad de tus clientes es un criterio importante y lo quieres añadir a la base de datos. Basta integrar una columna entera y escribir el nombre de la categoría en la primera celda de dicha columna.
Tener una base de datos de clientes es un gran comienzo, pero solo es la primera etapa del trabajo que tendrás que hacer. Luego hay que utilizarlo. Por ejemplo, llegan las rebajas y quieres lanzar una gran operación de activación de clientes para mejorar tus ventas. Puedes recurrir a la base de datos que has ido trabajando, aunque también podrás apoyarte en el alquiler de bases de datos de particulares para campañas emailing y lograr así más clientes potenciales y atraer un segmento específico.