Formatos de contenido
El contenido de una celda puede ser de distintos tipos: números, texto, fechas, moneda, porcentaje… Por defecto las celdas vienen con el formato “General”, y si al introducir algún dato lo detecta como algún formato específico cambia su formato automáticamente al detectado. Por ejemplo, si selecciono una celda vacía que es de formato “General” y escribo en ella una fecha (25/12/2017), esta pasará automáticamente a ser tipo fecha. El formato de las celdas se puede comprobar en el grupo “Número” dentro de la ficha “Inicio”. Cada formato viene por defecto con un tipo de alineación, de número de decimales y representación gráfica. Por ejemplo, el formato “General” alinea el contenido a la izquierda, mientras que el de “Fecha” lo hace a la derecha. Todos los formatos relacionados con número alinean a la derecha, el formato “Moneda” pone 2 decimales al número, además del símbolo de la moneda representada, y el formato “Porcentaje” multiplica el número que hubiera antes en la celda por 100 y añade el símbolo del porcentaje (%) a continuación del número. Con todo esto se intenta hacer entender que el formato de una celda, tanto el formato de forma, como el de borde y el de contenido, no influye para nada en la utilización de su contenido, todos los cambios de formato se hacen únicamente por motivos visuales sobre la hoja de cálculo. Incluso si un número se introduce como formato de texto, al realizar operaciones matemáticas sobre la celda Excel las realizará correctamente. No hay por tanto una forma correcta de aplicar los formatos, cada usuario lo hará de una forma diferente, de acuerdo con los criterios visuales que él mismo considere. Como en casi todos los grupos, pulsando la esquina inferior derecha se abre la ventana con información del formato, en este caso con la pestaña “Número” seleccionada, donde podemos ver y administrar de manera avanzada todas las categorías del contenido que nos ofrece Excel:
El formato condicional se utiliza para definir un formato para una celda o grupo de celdas (hasta aquí como lo que ya hemos visto), con la particularidad de que este formato se aplica sobre las celdas solo si se cumple una condición definida previamente, por ejemplo, poner un fondo verde si el valor es mayor que 0 y color de letra rojo si el valor es menor que 0. Por tanto, para aplicar un formato condicional como este a una celda o rango de celdas es necesario definir estos dos elementos: Condición que Excel comprobará si es verdadera o falsa. Formato que aplicar a las celdas en el rango si la anterior condición es ser verdadera. Otro tipo de formatos condicionales son los que no necesitan una condición para aplicarse, sino que se aplican sobre un grupo de celdas, y el formato de cada una de ellas depende de su propio valor en relación al valor de todas las demás (no te preocupes si no terminas de entenderlo aún, lo comprenderás tan pronto como veas un ejemplo). Excel ofrece la posibilidad de aplicar formatos condicionales a las celdas seleccionadas con la utilización de formatos condicionales predefinidos, lo cual además de sencillo es muy rápido de hacer, y para ocasiones que requieran formatos específicos, podemos modificar los predefinidos o crear nuestros propios formatos desde cero.
Ejercicio 2: Realizar lo siguiente:
Una vez que hemos terminado de poner formatos condicionales a nuestra hoja es igual de importante saber detectar en que celdas hay formatos condicionales, de que tipo y cuales tienen formatos condicionales en conjunto (importante en las barras, escalas e iconos, ya que el grupo es indispensable para saber cuál es el máximo). La detección es el paso intermedio entre la utilización de un formato condicional predefinido y la modificación de los mismos: no puedes modificar un formato que no sabes localizar. Para ver los formatos condicionales que hay aplicados a un rango de celdas lo seleccionamos y vamos al comando “Formato condicional”, a la opción “Administrar reglas” del desplegable. Se abre la siguiente ventana, en la que vemos los formatos aplicados a las celdas seleccionadas. En la parte superior de la ventana vemos que pone “Mostrar reglas de formato para:” y está seleccionado “Selección actual”. Si esto lo cambiamos por “Esta hoja” se mostrarán todos los formatos condicionales que hay en toda la hoja, y en la columna “Se aplica a” podemos comprobar a que celdas o rango de celdas aplica el formato.
Burgos Cuevas, Diego. Excel de cero a experto: Todas las herramientas usadas por un experto en su día a día (p. 18). Edición de Kindle.